Unkompliziert. Direkt in Ihr System integriert. Unabhängig von Zeit und Standort.
Der digitale Posteingang von REISSWOLF ist eine einfache Plug-n-Play-Lösung. Es braucht keine Installation, keine Umrüstung der eigenen Systeme. Nur eine Entscheidung: heute mit dem papierlosen Büro zu starten. Abgesichert durch die höchsten REISSWOLF Sicherheitsstandards für Ihre Daten. Lassen Sie uns gemeinsam die richtige Lösung für Ihr Unternehmen finden.
So einfach funktioniert’s:
1. Umleiten
Sie haben die Wahl: Entweder stellen wir Ihnen ein digitales Postfach zur Verfügung und leiten die gesamte Eingangspost über einen Nachsendeauftrag um. Oder Sie richten ein Postfach ein und lassen nur die Post ausgewählter Geschäftskontakte darüber an uns senden.
2. Scannen
Aus jedem Brief wird dank High-End-Scanner ein PDF-Dokument mit Volltextsuche. Datenschutzkonform und standardisiert. Die Originalpost wird standardmäßig für 4 Wochen archiviert und anschließend sicher vernichtet.
3. Klassifizieren
Die gesamte Eingangspost wird auf Ihren Wunsch in unterschiedliche Dokumentenarten eingeteilt, wie z. B. Rechnung, Werbung, Bestellung, und kann so schneller zugeordnet werden. Auf Wunsch werden auch die enthaltenen Daten ausgelesen – für eine einfachere Bearbeitung.
4. Zustellen
Ihre digitalisierte Eingangspost wird als Inklusivleistung über unsere Cloud-Plattform zur Verfügung gestellt. Alternativ übergeben wir die digitalen Daten sicher per VPN in Ihr Netzwerk oder speisen es direkt in ein bestehendes DMS ein. Wenn gewünscht auch direkt an den richtigen Ansprechpartner. Gerne ermöglichen wir darüber hinaus die Einbindung in andere Systeme.
Ihre Post. Unser Digital-Service. Ihre Vorteile.
Wir machen aus Ihrer täglichen Unternehmenspost einen übersichtlichen digitalen Posteingang. Genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt und ohne Mindestmenge.
Zubuchbare Optionen für noch mehr Effizienz:
Klassifizierung der Post
in Rechnung, Bestellung, Vertrag, Angebot, Lieferschein u.v.m. für eine direkte Bearbeitung.
Einbindung in bestehendes DMS
Die Integration der Eingangspost kann auch direkt in ein Dokumenten-Management-System erfolgen.
Auslesen der Empfänger
Dokumente werden direkt Abteilungen, Mitarbeitern etc. zugeordnet und so in die richtigen Prozesse gegeben.
Rechnungserkennung
Abgleich mit Ihren ERP-Systemen und automatische Übergabe an Ihr DMS/ECM für den Prüfungs- und Freigabeprozess.
Dauerhafte Online-Speicherung
im Cloud-Archiv auf Servern in Deutschland für optimale Datensicherheit.
Physische Langzeitarchivierung
Einlagerung der Eingangspost in Hoch-sicherheitsarchiven für bedarfsgerechte Dokumentation.
Physische Zustellung der Originale
Schnellstmöglich über den regulären Postweg, wenn doch mal ein Original benötigt wird.
Die Vorteile des digitalen Posteingangs:
- tagesaktuelle Aktualisierung Ihrer Eingangspost
- sichere maschinelle Brieföffnung
- High-End-Scanning unter strengsten Datenschutzbestimmungen
- optische Zeichenerkennung für einfache Volltextsuche
- schneller Zugriff: zeit- und standortunabhängig
- Plug-n-Play-Lösung ohne Installation
- unkompliziert einbindbar in Ihre Systeme und digitalen Prozesse
- Datenspeicherung auf Servern in deutschen Rechenzentren
- sichere Langzeitarchivierung inkl. zertifizierter Vernichtung möglich
