MIBRAG Mitteldeutsche Braunkohlegesellschaft mbH

Die Aufgabe

Die MIBRAG plante die betriebsärztlichen Unterlagen ihrer Mitarbeiter digitalisieren zu lassen. Denn gesetzlich ist der Kunde verpflichtet diese Patientenakten 40 Jahre nach der letzten Untersuchung aufzubewahren, wenn die Möglichkeit von späte­ren Berufskrankheiten oder der berufliche Umgang mit krebserzeugenden Stoffen besteht.

Die Aufbewahrungskapazität im Archiv­raum des Arbeitsmedizinischen Zentrums der MIBRAG stieß deshalb mittlerweile schon an ihre Grenzen und der Kunde entschied sich ca. 2.500 Patientenakten digitalisieren und anschließend vernichten zu lassen.

Ausschlaggebend war außerdem, dass die digital vorliegenden Akten gleichzeitig gegen Brand- und Wasserschäden geschützt sind. Bei der Ausschreibung zu diesem Projekt konnte REISSWOLF den Kunden von sei­nen Leistungen überzeugen und für sich gewinnen.

Eine Besichtigung des Digitalisierungs­standortes in Hartmannsdorf vor Projekt­start ermöglichte dem Kunden sich ein eigenes Bild von den REISSWOLF Kompe­tenzen zu machen.

Die Umsetzung

Bei den zu digitalisierenden Patientenakten handelte es sich um ca. 2.500 Einzelakten in Hängeregistratur, ab dem Jahr 1994. Die Akten enthielten bis zu 50 DIN A4 Seiten, beidseitig beschrieben und teilweise auch in Farbe.

Kundenvorgabe war die Digitalisierung jeder einzelnen Akte in eine schreibge­schützte PDF-Datei sowie eine Scan-Qua­lität von mindestens 300 dpi. Für die Digitalisierung wurden die Akten von einem REISSWOLF-Fahrer im GPS-überwachten sicheren REISSWOLF-Safety.Car. abgeholt. Die Besonderheit an dem Projekt war die Digitalisierung der EKG-Aufzeichnungen aufThermopapier. Gemeinsam mit dem Kunden fand deshalb im Vorfeld ein Pro­belauf statt, bei dem einige alte EKGs in verschiedenen Auflösungen und Einstellun­gen getestet wurden, bis das Scanergebnis besser war, als das Original.

Vor dem Scan wurde dafür in jede Akte mit EKG ein Patchblatt mit Barcode einge­legt, das dem Scanner die bestmöglichen Einstellungen für das EKG übermittelte, so dass die filigranen Linien optimal wieder­gegeben werden konnten.

Anschließend wurden die EKGs in der digitalen Akte wieder an der richtigen Stelle eingefügt. Die Speicherung erfolgte Jahr­gangsweise auf Blue-ray, damit die Daten­träger jährlich vernichtet werden können.

Dem Kunden wurden die digitalen Akten auf 2 USB Sticks übergeben. Zusätzlich beinhaltete das Projekt die nachträgliche Aufbewahrung der Patientenakten für 6 Monate und die endgültige Akten- und Datenvernichtung nach separater Freigabe.